Sapulces protokols ir piezīmes, kas tiek ierakstītas sapulces laikā. Tie izceļ galvenos apspriežamos jautājumus, ierosinātos vai balsojamos priekšlikumus un veicamās darbības. Sapulces protokolu parasti sastāda izraudzītais grupas loceklis. Viņu uzdevums ir precīzi reģistrēt to, kas notika sanāksmes laikā.
Sapulces protokolu ierakstīšanā iesaistītie soļi
Sapulces protokola reģistrēšanā ir iesaistīti pieci galvenie soļi. Viņi ir:
- Iepriekšēja plānošana
- Lietvedība
- Protokola rakstīšana vai pārrakstīšana
- Sapulces protokola kopīgošana
- Protokolu iesniegšana vai glabāšana atsauču iegūšanai nākotnē
Iepriekšēja plānošana
Ja sapulce ir iepriekš labi plānota, protokolu ņemšana būs daudz vienkāršāka. Tas nozīmē, ka priekšsēdētājs priekšsēdētājs CEO Izpilddirektors, saīsināti izpilddirektors, ir augstākā ranga persona uzņēmumā vai organizācijā. Izpilddirektors ir atbildīgs par organizācijas vispārējiem panākumiem un augstākā līmeņa vadības lēmumu pieņemšanu. Izlasiet amata aprakstu, un sekretāram vai protokolētājam būtu jāsadarbojas, lai iepriekš noteiktu sanāksmes darba kārtību. Piemēram, persona, kas reģistrē protokolu, varētu sadarboties ar priekšsēdētāju, lai sagatavotu dokumentu, kas kalpo kā darba kārtība un nodrošina sanāksmes formātu.
Sanāksmju darba kārtība
Ja priekšsēdētājam un sekretāram nav iespējams tikties un nākt klajā ar projektu, tad sekretāram ir jāsaņem darba kārtības kopija pirms sanāksmes sākuma. Sanāksmes darba kārtība kalpos kā ceļvedis, kā pierakstīt un sagatavot protokolu. Turklāt darba kārtībā ir arī citas detaļas, kuras jāiekļauj protokolā. Tie ietver:
- Visu klātesošo dalībnieku vārdi - ietver viesus un runātājus
- Dokumenti, kurus var izsniegt sanāksmes gaitā, piemēram, priekšlikumu saraksta kopijas, par kuriem jābalso
Cerības
Ja par protokola ierakstītāju tiek izvēlēta persona, viņiem ir svarīgi zināt, ko no viņa sagaida. Tāpēc indivīdam vajadzētu vērsties pie komitejas priekšsēdētāja un jautāt, kāda būs viņu loma sanāksmē. Piemēram, ja sanāksmē būs jāiesniedz priekšlikumi Pilnvaru balsojums Starpnieks balsojums ir balsošanas pilnvaru deleģēšana pārstāvim sākotnējā balsojuma īpašnieka vārdā. Partija, kas saņem balsstiesības, tiek dēvēta par pilnvarnieku, un sākotnējais balsu turētājs ir pazīstams kā galvenais. Koncepcija ir svarīga finanšu tirgos un jo īpaši ar valsts uzņēmumiem, izraudzītajam loceklim jājautā, vai viņam būtu jāiekļauj to personu vārdi, kuri ierosina priekšlikumus, un tie, kas norīko.
Kas jāiekļauj sapulces protokolā
Pirms jebkādas informācijas ierakstīšanas norādītajam protokolu reģistratoram vajadzētu iepazīties ar informācijas veidu, kas viņiem jāreģistrē. Grupa, iespējams, izmanto piezīmju ierakstīšanai noteiktu formātu, bet sapulces protokolā parasti ir šāda informācija:
- Sanāksmes datums un laiks
- Dalībnieku vārdi, kā arī klātesošo dalībnieku vārdi
- Iepriekšējās sapulces protokola akceptēšana vai grozījumi
- Pieņemtie lēmumi par katru darba kārtības jautājumu, piemēram:
- Veiktās vai saskaņotās darbības
- Nākamie soļi
- Vēlēšanu rezultāti Tiešā balsošana Tiešā balsošana, ko parasti sauc par likumā noteikto balsošanu, ir korporatīvā balsošanas sistēma, kuru var izmantot, lai ievēlētu direktorus vai balsotu par svarīgiem jautājumiem
- Pieņemtie vai noraidītie priekšlikumi
- Jauns bizness
- Nākamās sanāksmes datums un laiks
Sapulces protokola rakstīšanas process
Kad sapulce beidzas, personai, kurai uzdots rakstīt protokolus, vajadzētu iegūt visus resursus, kas viņam nepieciešami, lai protokols tiktu sastādīts skaidri un saprotami. Šeit ir daži padomi, kas jāņem vērā:
- Kad sapulce ir beigusies, neaizņemiet pārāk ilgu laiku, lai sastādītu protokolu. Tādā veidā viss, kas notika sanāksmē, joprojām ir svaigs jūsu prātā.
- Pārskatiet iepriekš izveidoto kontūru un vajadzības gadījumā veiciet korekcijas. Tas var ietvert papildu informācijas pievienošanu vai dažu izvirzīto problēmu precizēšanu. Pārbaudiet arī, vai visi spriedumi, darbības un ierosinājumi ir skaidri ierakstīti.
- Pārskatiet protokolus un pārliecinieties, ka tie ir īsi, bet skaidri.
Sapulces protokola izplatīšana
Kad sekretārs ir pabeidzis protokola sastādīšanu, viņam vajadzētu dalīties tajā ar grupas locekļiem. Tos var koplietot tiešsaistē vai caur mākoni. Ņemot vērā to, ka protokoli un cita veida dokumenti var prasīt daudz dokumentu, ieteicams izmantot koplietošanas pieeju bez papīra.
Piemēram, ja protokolu reģistrators protokolēja dokumentus, izmantojot Microsoft Word, kas nepiedāvā tiešsaistes koplietošanu, viņi varētu apsvērt iespēju izmantot Google dokumentus, kas piedāvā iespēju tiešsaistē koplietot dokumentus ar citiem lietotājiem.
Diktofonam ir paredzēts arī saglabāt sapulces protokola kopiju turpmākai izmantošanai. Lielākā daļa uzņēmumu savas minūtes glabā tiešsaistē - vai nu Google dokumentos, vai OneDrive.
Key Takeaway
Sanāksmes protokoli ir svarīgi, jo tos izmanto, lai dokumentētu galvenos sapulces laikā izvirzītos jautājumus. Piemēram, efektīvās minūtēs var norādīt pieejas, kas tika piedāvātas konkrētas problēmas risināšanai, un galveno iemeslu, kāpēc dalībnieki izvēlas vienu metodi, nevis citu.
Sapulces protokolu var ierakstīt manuāli vai elektroniskā ierīcē, piemēram, klēpjdatorā vai iPad. Pēc sapulces reģistrators pārskata protokolu un vajadzības gadījumā veic labojumus. Pēc tam sanāksmes protokols tiek dalīts ar grupas dalībniekiem. Papildus izplatīšanai protokoli tiek saglabāti arī turpmākai izmantošanai.
Veidne
Vairāk resursu
Finanses ir oficiālais finanšu modelēšanas un vērtēšanas analītiķa (FMVA) ™ FMVA® sertifikācijas nodrošinātājs. Pievienojieties 350 600+ studentiem, kuri strādā tādos uzņēmumos kā Amazon, J.P.Morgan un Ferrari sertifikācijas programma, kas paredzēta ikviena pārveidošanai par pasaules klases finanšu analītiķi.
Lai turpinātu mācīties un pilnveidot savas zināšanas par finanšu analīzi, mēs iesakām tālāk norādītos papildu finanšu resursus:
- Rīcības mācīšanās Rīcības mācīšanās Rīcības mācīšanās ir radošu risinājumu izstrādes process, lai risinātu indivīdu, cilvēku grupu un korporāciju sarežģītās problēmas
- Korporatīvā stratēģija Korporatīvā stratēģija Korporatīvā stratēģija koncentrējas uz to, kā pārvaldīt resursus, risku un atdevi visā uzņēmumā, nevis uz konkurences priekšrocību aplūkošanu biznesa stratēģijā.
- Vadības prasmes Pārvaldības prasmes Vadīšanas prasmes var definēt kā noteiktus atribūtus vai spējas, kas vadītājam vajadzētu būt, lai izpildītu konkrētus uzdevumus
- Publiskā uzstāšanās Publiskā uzstāšanās Publiskā uzstāšanās, saukta arī par oratoriju vai orāciju, ir informācijas nodošanas dzīvai auditorijai process. Paziņotās informācijas veids ir apzināti strukturēts, lai informētu, pārliecinātu un izklaidētu. Lieliska publiskā uzstāšanās sastāv no trim sastāvdaļām: Stils: meistarīgi veidots, radīšanai izmantojot vārdus
